Millal tasub raamatupidaja vahetamist kaaluda?
Raamatupidaja vahetamine võib olla mõistlik, kui aruanded valmivad pidevalt hilja, küsimustele ei saa vastuseid, ettevõtte juhil puudub ülevaade numbritest või teenus ei vasta enam ettevõtte kasvule ja vajadustele. Vahetus ei pea tähendama konflikti – sageli muutub lihtsalt töömaht, tarkvara või ootus suhtlusele.
1. Vali selge ülemineku kuupäev
Kõige lihtsam on vahetus teha kuu, kvartali või majandusaasta piiril. See võimaldab määrata, millise perioodi lõpetab senine raamatupidaja ja millisest kuupäevast alustab uus teenusepakkuja. Vajaduse korral saab vahetuse teha ka keset perioodi, kuid siis peab tööjaotus olema eriti täpselt kirjalikult kokku lepitud.
2. Koosta üleantavate andmete nimekiri
Üleandmisel on tavaliselt vaja
- raamatupidamisprogrammi andmebaasi või eksporti;
- pearaamatut, käibeandmikku ja kontoplaani;
- viimase perioodi bilanssi ja kasumiaruannet;
- ostjate ning tarnijate saldosid;
- põhivara nimekirja ja amortisatsiooni andmeid;
- maksuarvestuse ja esitatud deklaratsioonide infot;
- palgaarvestuse andmeid, puhkusejääke ja töötajate alusdokumente;
- laenude, liisingute, toetuste ja pikaajaliste lepingute infot;
- ligipääse või volitusi e-MTA-s, e-äriregistris ja kasutatavates süsteemides;
- raamatupidamise sise-eeskirja, kui see on olemas.
3. Võrdle saldosid ja deklaratsioone
Uus raamatupidaja peaks saama üleandmisel kontrollida, kas pangakontode saldod, ostjate ja tarnijate võlad, maksukontod, põhivara ning omakapital on olemasolevate andmetega kooskõlas. Esmane ülevaatus aitab tuvastada, kas töö saab tavapäraselt jätkuda või vajab mõni varasem periood korrastamist.
4. Korralda ligipääsud turvaliselt
Ära saada isiklikke ID-kaardi, Smart-ID või Mobiil-ID koode. Vajalikud õigused tuleb anda ametlike volituste kaudu. Endise teenusepakkuja õigused tasub pärast üleandmise lõppu üle vaadata ja eemaldada need, mida enam vaja ei ole.
5. Teavita osapooli ja lepi suhtluskanalid kokku
Ettevõttes peab olema teada, kellele edastatakse arved, palgaandmed ja lepingud. Samuti tuleb kokku leppida kontaktisikud, tähtpäevad ning see, kes kinnitab ebatavalised kulud või uued tehingud.
Kuidas Ronetta raamatupidamise üle võtab?
Ronetta raamatupidamise ülevõtmine ja esmane kontroll kuuluvad koostöö alustamise juurde. Kui varasemad andmed vajavad sisulist parandamist või taastamist, lepitakse korrastamise töömaht ja hind enne töö alustamist eraldi kokku. Korrastamise hind on avaldatud hinnakirjas.
Kas vahetus mõjutab deklaratsioonide või aruannete tähtaegu?
Teenusepakkuja vahetamine ei pikenda seadusest tulenevaid tähtaegu. Seetõttu on tähtis alustada üleandmist piisava ajavaruga, eriti enne käibedeklaratsiooni, palgaarvestuse või majandusaasta aruande tähtaega.
Sujuva ülemineku kavandamiseks saada Ronettale lühike kirjeldus ettevõtte töömahust ja kasutatavast raamatupidamisprogrammist.
Juhend annab üldist teavet. Ettevõtte maksustamine ja raamatupidamise korraldus sõltuvad tegevusalast, tehingutest ja konkreetsetest asjaoludest.