Miks on täielikud dokumendid olulised?
Raamatupidamiskanne peab põhinema tehingut tõendaval dokumendil ja majandustehingu sisu peab olema arusaadav. Pelgalt pangakonto väljavõttest ei pruugi selguda, mida osteti, millise perioodi eest arve esitati või kas kulu on ettevõtlusega seotud.
Kui dokumendid jõuavad raamatupidajani regulaarselt ja koos vajalike selgitustega, saab deklaratsioonid esitada õigel ajal ning kuu tulemused valmivad kiiremini.
Müügiarved ja müügitulu
Edasta kõik müügiarved, kreeditarved ja vajaduse korral müüki tõendavad koondraportid. E-poe või maksevahendaja kasutamisel on lisaks pangalaekumisele vaja platvormi väljamaksete ja teenustasude raportit, et müük, tagastused ja kulud oleksid õigesti eristatavad.
Ostuarved ja kuludokumendid
Ostuarve või kviitung peab olema loetav ning sisaldama tehingu kohta piisavalt infot. Kui dokumendilt ei ole ettevõtlusega seos üheselt mõistetav, lisa lühike selgitus. Välisriigi arve puhul anna teada ka teenuse või kauba tegelik sisu ja kasutus.
Pangakontod, kaardid ja sularaha
Raamatupidajal on vaja kõigi ettevõtte pangakontode väljavõtteid või kokkulepitud ligipääsu. Kui kasutatakse ettevõtte pangakaarti, sularahakassat või makseplatvorme, tuleb ka nende tehingud dokumenteerida ja perioodiliselt koondada.
Töötajate ja tasudega seotud info
- töölepingud ning nende muudatused;
- töötamise algus- ja lõppkuupäevad;
- töötunnid, puhkused, haiguslehed ja lisatasud;
- juhatuse liikme tasu või muud väljamaksed;
- kuluaruanded ja isikliku sõiduauto hüvitise aluseks olevad andmed.
Palgaarvestuse tähtaegade tõttu tuleb info saata kokkulepitud kuupäevaks. Vaata lähemalt palgaarvestuse teenust.
Lepingud, põhivara, laenud ja liisingud
Edasta raamatupidajale vara ostu-müügilepingud, laenulepingud, liisingugraafikud, toetuste otsused ning muud pikemaajalised kokkulepped. Need mõjutavad sageli kohustuste, intresside, põhivara ja kulude kajastamist mitme perioodi jooksul.
Igakuine dokumentide nimekiri
- kõik müügi- ja ostuarved;
- pangakontode ning makseplatvormide väljavõtted;
- sularahatehingud ja kuluaruanded;
- töötajate palgaarvestuse alusandmed;
- uued lepingud ja lepingu muudatused;
- info põhivara, laenude, liisingute ja toetuste kohta;
- selgitused tundmatute või ebatavaliste tehingute juurde.
Kui kaua tuleb dokumente säilitada?
Raamatupidamise algdokumente, registreid, lepinguid ja teisi tehingute rekonstrueerimiseks vajalikke dokumente tuleb üldjuhul säilitada vähemalt seitse aastat alates vastava majandusaasta lõpust. Elektrooniliste dokumentide puhul peab info säilima loetava ja taasesitatavana.
Kuidas dokumentide saatmine Ronettas toimub?
Koostöö alguses lepitakse kokku ettevõttele sobiv digitaalne töökorraldus ja dokumentide esitamise tähtpäev. Nii on mõlemale poolele selge, millal andmed edastatakse ja millal valmivad deklaratsioonid ning aruanded. Küsi Ronettalt personaalset pakkumist.
Ametlikud allikad
Juhend annab üldist teavet. Ettevõtte maksustamine ja raamatupidamise korraldus sõltuvad tegevusalast, tehingutest ja konkreetsetest asjaoludest.